Mitä kaikkea pitää huomioida yleisötapahtuman järjestämisessä? – Tapahtuma-alan konkari kertoo

Tuhti Events on tapahtumatuotantojen taiturimainen ammattilainen. Juuri sen vuoksi yrityksen toimitusjohtaja Kari Penttinen on oikea ihminen kertomaan, mitä kaikkea tapahtumien järjestämisessä pitää huomioida. 

Case-esimerkkinä on Pirkanmaan suurin (ja kuumin) rockfestivaali Tuhdimmat Tahdit. Lähdetäänpä siis liikkeelle.

Kari, kuinka aikaisin tapahtumaa kannattaa alkaa suunnitella?

“Mitä aikaisemmin, sen parempi. Esimerkiksi tällä hetkellä olemme suunnitelleet vuoden 2025 Tuhdimmat Tahdit -tapahtumaa jo hyvän tovin, vaikka vuoden 2024 tapahtuma on vasta tulossa. Jos kyse on vuosittain toistuvasta tapahtumasta, käytännön työskentely seuraavan kanssa alkaa heti, kun edellinen on saatu pakettiin.”

Mitä tapahtuman järjestämisessä pitää lyödä lukkoon ensimmäisenä?

“Paikka ja ajankohta. Lisäksi on tosi tärkeää, että lupalaput ovat kunnossa ja maa-aluevuokrat vahvistettuja. Maankäyttölupa on yksi tärkeimmistä, sen lisäksi pitää hoitaa myös esimerkiksi meluilmoitukset, pelastussuunnitelmat ja anniskeluluvat. Tarvittavat luvat vaihtelevat tapahtuman luonteen ja koon mukaan.”

Mitä käytännön asioita pitää hoitaa tapahtuman lähestyessä?

“Kun tapahtuma on kuukauden tai parin päässä, tekemisen keskiössä ovat viime hetken markkinointitoimenpiteet. Kaiken muun pitäisi olla siinä kohtaa jo hoidossa. Varmistimme esimerkiksi jo aiemmin keväällä Tampereen kaupungin ja viranomaisten kanssa, että perusasiat ovat kunnossa ja hoidettu sovitusti.”

Kuinka suuri tiimi tapahtuman järjestämiseen tarvitaan?

“Ydinporukassamme on viisi henkeä. Lisäksi tarvitaan totta kai valtava määrä ihmisiä tapahtuman ja alueen rakentamiseen käytännössä sekä festarin läpiviemiseen.”

Miten tapahtumaa kannattaa markkinoida?

“Meillä on ollut käytössä oikeastaan kaikki muu paitsi lineaarinen televisio. Ulkomainontaa, Google-mainontaa, lehtimainontaa, sisällöntuotantoa, somea, radiomainoksia ja yhteistyökuvioita kumppanien kanssa. Monikanavaisuus toimii.”

Miten välttyä ongelmilta tapahtumaa järjestettäessä?

“Perusteellinen suunnittelu ja valmistelu on kaiken ydin. Lisäksi on tärkeää olla kartalla asiakasmääristä. Palveluita ja henkilökuntaa pitää olla riittävästi yleisöön nähden, jotta kaikki toimii sujuvasti. Ulkoilmafestareilla säätä ei voi tietenkään valita, mutta kunhan juomat eivät lopu kesken ja vettä on saatavilla, päästään jo pitkälle. Esimerkiksi järjestyshäiriöihin ja tapahtuman turvallisuuteen on olemassa omat suunnitelmansa – erilaisiin tilanteisiin valmistaudutaan ja varaudutaan.

Kaikkea ei voi ennakoida, joskus esimerkiksi artisti saattaa perua esiintymisensä lyhyellä varoitusajalla. Tällaisiin tilanteisiin pitää vain yrittää reagoida nopeasti mahdollisuuksien mukaan.”

Miten valitsette esiintyjät tai ohjelmanumerot tapahtumaan?

“Se prosessi pyörii korvieni välissä oikeastaan koko ajan. Aina, kun aletaan suunnitella uutta tapahtumaa, pitää päättää, mihin musiikilliseen suuntaan festaria halutaan viedä. Sitten alkaa artistivaihtoehtojen pallottelu ja aikatauluruletti. Esimerkiksi Tuhdimmat Tahdit muuntui tänä vuonna rockfestivaaliksi aikaisemman metallipainotteisuuden sijaan. Se oli tietoinen valinta.”

Mihin menee eniten rahaa festarien järjestämisessä?

“Itse ohjelma ja artistipalkkiot ovat ehdottomasti suurin kustannus. Sen jälkeen rahaa valuu esimerkiksi tekniikkaan, äänentoistoon, valaistukseen, lavoihin, infraan ja niin edelleen.”

Hengästyttääkö tapahtumatuotantoon liittyvien tehtävien määrä? Eipä hätää, Tuhti Events järjestää vuosien kokemuksen siivittämänä niin suuret yleisötapahtumat kuin yksityis- ja yritystilaisuudet kunnialla pakettiin. Ota yhteyttä ja aloitetaan suunnittelu!